Tämä tietosuojaseloste koskee [asiakkaan nimi] toimitusjohtajahaun yhteydessä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja.
Mikkelin Seudun Matkailupalvely ry
Y-tunnus: 0805487-1
Osoite: Raatihuoneenkatu 8.50100 Mikkeli
Sähköposti: toimisto@visitmikkeli.fi
Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä tässä rekrytointiprosessissa ja päättää henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja keinoista.
Tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä:
Anne Ossi
Sähköposti: anne.ossi@kenkavero.fi
Puhelin: 0440 162 210
Rekisterinpitäjän lukuun henkilötietoja voi käsitellä rekrytointiprosessin teknisessä ja viestinnällisessä toteutuksessa MSM ry:n rekrytointiryhmä (Jouni Riihelä, Anne Ossi, Paula Okkola, Pia Puntanen ja Janne Tarima) sekä mahdollisesti myös MSM ry:n hallituksen jäsenet.
Mainostoimisto on toteuttanut hakulomakkeen Google Forms -palvelulla ja toimittaa tiedot saapuneista hakemuksista sekä varsinaiset hakemukset liitteineen MSM ry:lle. Tietoja käsitellään mainostoimistossa GDPR:n ja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti mukaisesti. Mainostoimisto tuhoaa hakemukset ja kerätyn datan välittömästi hakuajan loputtua eikä säilytä niitä.
Hakemusten vastaanottamisessa käytetään Google Forms -palvelua. Google toimii palvelun teknisenä palveluntarjoajana ja käsittelee tietoja palvelun käyttöehtojen ja tietojenkäsittelyehtojen mukaisesti.
Henkilötietoja käsitellään toimitusjohtajan rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Käsittelyn tarkoituksia ovat:
hakemusten vastaanottaminen ja hallinnointi
hakijoiden arviointi ja vertailu
hakijoihin yhteyden ottaminen rekrytointiprosessin aikana
haastattelujen ja mahdollisten jatkovaiheiden järjestäminen
valintapäätöksen tekeminen
rekrytointiprosessin dokumentointi
rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä mahdollisiin vaatimuksiin vastaaminen
Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin eikä muihin rekrytointiprosessiin kuulumattomiin tarkoituksiin.
Rekrytoinnissa voidaan käsitellä seuraavia hakijan itse antamia tietoja:
nimi
yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
nykyinen tehtävä ja työnantaja, jos hakija antaa nämä tiedot
koulutus- ja työkokemustiedot
osaamista, johtamiskokemusta, verkostoja ja motivaatiota koskevat tiedot
hakemusteksti ja vastaukset lomakkeen kysymyksiin
ansioluettelo, LinkedIn-profiili tai muu hakijan itse toimittama aineisto
hakijan antamat suosittelijatiedot, jos niitä pyydetään tai hakija niitä antaa
rekrytointiprosessin aikana syntyvät arviointi-, haastattelu- ja viestintätiedot
valintapäätökseen ja rekrytointiprosessin etenemiseen liittyvät tiedot
Hakijan ei tule toimittaa sellaisia tietoja, jotka eivät ole tehtävän täyttämisen kannalta tarpeellisia. Hakijan ei tule sisällyttää hakemukseen esimerkiksi terveydentilaa, perhesuhteita, uskontoa, poliittisia mielipiteitä tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, elleivät ne ole nimenomaisesti tarpeellisia kyseisen tehtävän kannalta tai ellei niitä erikseen pyydetä lainmukaisella perusteella.
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti hakijalta itseltään hakulomakkeen, liitteiden, sähköpostien, haastattelujen ja muun rekrytointiviestinnän kautta.
Hakijan antamia tietoja voidaan täydentää julkisesti saatavilla olevilla ammatillisilla tiedoilla, kuten LinkedIn-profiililla tai organisaation verkkosivuilla olevilla tiedoilla, jos se on rekrytoinnin kannalta tarpeellista.
Suosittelijoihin ollaan yhteydessä vain hakijan antamien tietojen ja/tai suostumuksen perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu toteuttaa rekrytointiprosessi ja valita tehtävään soveltuva henkilö.
Jos hakija tulee valituksi tehtävään, käsittelyn perusteena voi olla myös sopimuksen valmistelu hakijan pyynnöstä.
Tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittely voi perustua rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen tai oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
Jos käsittely perustuu suostumukseen, esimerkiksi hakijan tietojen säilyttämiseen myöhempiä rekrytointeja varten, hakijalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtäviin rekrytointiprosessin hoitaminen kuuluu. Tietoja voivat käsitellä esimerkiksi rekisterinpitäjän hallituksen, johdon, rekrytointiryhmän tai muiden valintaprosessiin osallistuvien henkilöiden edustajat.
Tietoja voidaan luovuttaa rekrytointiprosessiin osallistuville palveluntarjoajille, kuten viestintä- tai rekrytointikumppaneille, vain siinä laajuudessa kuin se on rekrytointiprosessin toteuttamiseksi tarpeellista.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointitarkoituksiin.
Hakulomakkeen teknisessä toteutuksessa käytetään Google Forms -palvelua. Palvelun käyttö voi tarkoittaa, että henkilötietoja käsitellään tai siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Googlen palveluinfrastruktuurin ja alikäsittelijöiden kautta.
Mahdolliset siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtomekanismeja käyttäen, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeiden, riittävyyspäätösten tai muiden lainmukaisten suojatoimien perusteella.
Hakemuksia ja rekrytointiprosessiin liittyviä henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen rekrytointiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi.
Tietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään 12 kuukautta rekrytointipäätöksen tekemisestä, ellei pidempi säilyttäminen ole tarpeen lainsäädännön, viranomaisvaatimuksen tai oikeudellisen vaateen vuoksi.
Jos hakija antaa erillisen suostumuksen tietojen säilyttämiseen myöhempiä rekrytointeja varten, tietoja voidaan säilyttää enintään 12 kuukautta suostumuksen antamisesta tai kunnes hakija peruuttaa suostumuksensa.
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.
Tietoja suojataan teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten käyttöoikeuksien rajauksilla, käyttäjätunnuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella mahdollisuuksien mukaan sekä käyttöoikeuksien hallinnalla.
Rekrytointiaineistoa ei tallenneta tai jaeta tarpeettomasti, eikä sitä säilytetä avoimissa tai suojaamattomissa sijainneissa.
Hakijoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa eikä profilointia, jolla olisi hakijaa koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Hakijalla on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
pyytää tietojen poistamista
pyytää käsittelyn rajoittamista
vastustaa henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa käsittely perustuu oikeutettuun etuun
saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos edellytykset täyttyvät
peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää hakijaa todistamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelyä.
Hakijalla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Ajantasainen versio on saatavilla rekrytointilomakkeen yhteydessä tai rekisterinpitäjän ilmoittamassa paikassa.
Päivitetty 1.7.2026